Administración de Cuentas por Pagar

En Document Imaging México (DIM) creamos una solución armada “llave en mano” para apoyar a las empresas en el proceso de cuentas por pagar. La Solución para la Administracion de Cuentas por Pagar contempla la gestión de contenido relacionado al proceso (datos y documentos) dando visibilidad, certeza y soporte a la información que se utiliza para soportar un proceso de pago.

En la actualidad, hay necesidad en el mercado mexicano de las pequeñas y medianas empresas, de contar con soluciones para la administracion de cuentas por pagar (Accounts Payable AP). Muchas empresas cuentan con sistemas legados incluso con ERP’s que facilitan la transacción de datos de pago (información estructurada), sin embargo, estos sistemas no contemplan la administracion de cuentas por pagar (expediente de pago a proveedores EPP) que nos ayudan a que el proceso de cuentas por pagar fluya y se documente de la mejor manera, para la buena resolución de disputas, o para realizar auditorías ágiles.

El flujo que se sigue en el proceso de cuentas por pagar (AP) requiere un curso específico para el manejo del EPP, realizándolo comúnmente de una forma semi manual o 100% manual, donde las autorizaciones, comunicación e integración del mismo; demandan tiempo y normalmente tienen fallas en su conformación, además de ineficiencias, pérdidas de documentos y traspapeleos.

Con un adecuado sistema de administracion de cuentas por pagar, se logran eficiencias y reducción de costos, además de un total control y visibilidad del estado que guarda cada factura para pago.

DIM a lo largo de 10 años ha adquirido experiencia en diversos proyectos para poder crear un modelo de solución para la administracion de cuentas por paga, que pueda involucrar las diversas etapas involucradas.

Beneficios de la implementación de la Solución para el Administracion de Cuentas por Pagar:

??  Sus proveedores podrán subir documentos de manera descentralizada para iniciar su proceso de cuentas por pagar.

??  La solución de Administracion de Cuentas por Pagar no aceptará solicitudes de pago de solicitudes que no cumplan con datos básicos claves que demanda el proceso de cuentas por pagar.

??  Usted no recibirá solicitudes de facturas que fiscalmente no cumplan los requisitos marcados por la ley. Estas solicitudes rechazadas serán notificadas al proveedor.

??  Facilidad de administracion de cuentas por pagar, ahorro de tiempo y posibilidad de contar el documento principal del EPP como documento principal para posibles auditorias y/o validaciones fiscales. El sistema hará las agrupaciones de datos y documentos cargados en el portal para conformar el EPP además de crear una plantilla para visibilidad de la factura electrónica (xml/pdf), trabajo que manualmente puede ser una inversión de tiempo.

??  Reducción del tiempo invertido en recuperar la información para validaciones de tipo operativo o visual que requieran agrupación de una manera consistente.

??  Existe mayor seguridad al contar con un repositorio único en servidores dedicados (bóveda digital del sistema OnBase®).

??  Mejor organización, control y visibilidad del estado que guardan las solicitudes y los documentos dentro del sistema.