Ventajas de contar con un archivo digital de documentos de oficina

archivo digital

Todos sabemos lo útil que puede llegar a ser la tecnología en nuestras vidas. Por ejemplo, para localizar una dirección simplemente usamos el GPS y, mejor aún para saber a qué hora llegaremos y cuánto tráfico nos espera, ya lo hacemos de forma digital; o como cuando ya vamos al súper y de manera simple nos cobran con un código que lee la cajera, el cual tiene perfectamente el precio del producto, descuento si aplica y pagamos con nuestra tarjeta no solo los producto que adquirimos, sino que también podemos obtener dinero, comprar tiempo aire para nuestro celular, incluso pagar nuestros compromisos con el banco o con el gobierno.

Es fabulosa la cantidad de tiempo que hemos ahorrado en estas tareas que son parte de nuestra vida cotidiana, pero ¿Te has preguntado lo fabuloso que podría ser utilizarlo en donde más tiempo pasamos y en la labor que más tiempo nos demanda? La administración de documentos dentro de nuestra oficina o negocio.

Durante varias décadas hemos visto cómo ha incrementado y ha influido sobremanera el uso de documentos electrónicos; el Internet es prueba de ello, pues la mayor parte de la información (incluso esta que estás leyendo) puedes buscarla y encontrarla de manera electrónica por Internet.

¿Pero qué pasa con nuestros documentos de trabajo, que todos los días usamos y procesamos en nuestro negocio? Parecería que Internet no es la mejor opción para esto, pero entonces ¿Qué puedo hacer para tener los documentos de mi empresa en un medio electrónico, que realmente me sirva, que no esté disponible para cualquier persona, pero  sobre todo que me ayude a confiar y establecer un verdadero “silo” de información relevante que me ayude con mi día a día y mi toma de decisiones?

Afortunadamente ya existe una “tendencia” tecnológica especializada en estos temas, que se conoce como soluciones para la digitalización masiva documental y el manejo de contenido empresarial o ECM por sus siglas en inglés (Enterprise Content Management). Esta “tendencia”, que en realidad es un área ya muy avanzada en este sector, nos dice que debemos entender que el manejo de la información documental es un tema que parte principalmente de la clasificación y su forma de ordenarla. Esto nos suena conocido pues lo repetían nuestras mamás cuando se trataba de nuestros documentos importantes en los “archivos” de papel: “Ordena tu Acta de nacimiento”, “no dejes tiradas tus credenciales”, “guarda tus boletas”, “limpia y ordena tu cajón”,  “mete a folders”, etc.

Lo mismo sucede con los documentos en papel, con la diferencia de que ahora la tecnología nos ayuda. Aunque puedo hacer un desorden igual o mayor si no sigo algunas recomendaciones básicas, que si bien no es materia de este blog, convendría conocerlas. Lo importante de esto es que si llevamos adecuadamente un buen uso de estas tecnologías en nuestro “Archivo Digital” éste nos podrá ayudar de muchas formas.

El que utilices la tecnología en la creación y administración de tu archivo digital de documentos te da las siguientes ventajas:

En fin si te pones a pensar en que el uso de la tecnología ya te puede ayudar para que comiences a liberarte del tiempo que inviertes en ésta y otras labores para buscar y recuperar documentos de tu empresa o negocio. La pregunta más importante es:

¿Qué estas esperando para iniciar? Nosotros te ayudamos y te decimos cómo

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