Software de gestión documental ayuda a prevenir lavado de dinero

Prevenir el lavado de dinero es uno de los temas que más preocupa  en las operaciones diarias de las empresas, sobre todo las de la industria financiera. Esta actividad ilícita consiste en encubrir el origen de los fondos generados mediante el ejercicio de alguna actividad ilegal. Quienes realizan estas operaciones buscan que los fondos o activos aparezcan como el fruto de actividades legítimas para que puedan circular sin problema en el sistema financiero.

El lavado de dinero se efectúa en tres etapas, la primera de ellas es la colocación y consiste en que la persona introduzca las ganancias ilícitas en el sistema financiero a través de depósitos bancarios en efectivo o en alguna inversión en instrumentos financieros.

La segunda etapa es la estratificación, la cual implica el envío de dinero a través de transacciones financieras con el fin de cambiar su forma para dificultar su rastreo. Esto suele realizarse a través de transferencias bancarias y la compra de bienes raíces y objetos de lujo.

Finalmente viene la parte re reintegración que es básicamente reinsertar los fondos ilegales en la economía. De esta manera el dinero aparecerá como legal y podrán ser reutilizados.

Para prevenir el lavado de dinero se han establecido reglamentaciones que obligan a las empresas a vigilar meticulosamente sus operaciones. Un ejemplo de esto es la implementación del artículo 492 de la “Ley de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros”, el cual indica que todas las empresas que pertenezcan al sector financiero y de seguros y fianzas, están obligadas a establecer medidas y procedimientos para prevenir y detectar actos encaminados al lavado de dinero.

Entre las principales obligaciones previstas en el artículo se encuentran: solicitar a las instituciones identificar a sus clientes, por medio de recabar datos y documentos completos y legibles antes de celebrar cualquier contrato y conforme los supuestos de ley,  resguardar y garantizar la seguridad de la información y documentación relativas a la identificación de sus clientes y  conservar, por al menos diez años, la información y documentación.

Para ayudar a las empresas a cumplir con dichas obligaciones en Requordit México contamos con un software de gestión documental que ayudará a las organizaciones a mantener la información con los estándares solicitados,  a través del monitoreo automatizado de la transaccionalidad, documentación y operaciones con el fin de identificar automáticamente alertas y posibles actos inusuales que tengan que reportarse a las autoridades.

El software de gestión documental permitirá a las empresas: estandarizar la estructura de los documentos,  tener un mejor control de la documentación faltante o vencida, contar con un check list del expediente electrónico de sus clientes, evitar duplicidad de documentos, conservar la información digital y ahorrar papel y tiempo en la elaboración de documentos.

Para que tu empresa cumpla con las normativas establecidas en el artículo 492 llámanos al 525585264575 o si lo prefieres escríbenos a paperless@documentimaging.com.mx  y te ayudaremos a que tengas procesos más eficientes y asegurar los controles de documentación, confiabilidad y privacidad de la información, contáctanos.