¿Por qué fracasan los proyectos de manejo de contenido o p@perless?

proyectos paperless

Esta es solo una pequeña lista de las diversas causas que provocan que nuestros proyectos no se lleven a cabo. En DIM llevamos varios años escuchando y enfrentando historias de este tipo con nuestros clientes, pero junto con ellos hemos podido abatir las dificultades. Les mostramos una lista de las 10 mejores prácticas de las que hemos aprendido y que aseguran el éxito en estos proyectos.
1. Apoyo de la dirección.
Este elemento es fundamental, pues el tipo de proyectos de manejo de contenido provocan disrupción en los procesos y sistemas de las organizaciones actuales. Los proyectos deben tener un respaldo importante de la dirección, pues será muy fácil que los detractores o no convencidos de estas soluciones, traten de boicotear nuestro proyecto. El que la dirección se involucre, manda un mensaje de importancia al proyecto y deja claro que debe ser necesario para su organización.
2. Alinear la estrategia de negocio a la estrategia de manejo de contenido.
Muchas veces emprendemos un proyecto sin necesariamente tener alineación con los objetivos y las estrategias de nuestro negocio. El hacerlo de esta manera pone en riesgo la viabilidad de nuestro proyecto, pues en el momento que éste compita con otros de mejor alineación, nos rebasarán en prioridad y ganarán el presupuesto. Investiga qué es prioritario para tu empresa y si lo que propones podría contribuir a alcanzar ese objetivo, así tu proyecto tendrá mejor acogida con la dirección.

3. Tener claro el objetivo.
Esta frase nos la repiten mucho, pero un objetivo debe ser claro. Cuando emprendemos un proyecto de este tipo, es muy fácil desviar la atención de un objetivo real, medible y útil. A veces por moda, porque estaría “padre” o simplemente porque todos nuestro empleados nos lo piden, perdemos de vista el verdadero valor y el objetivo mismo. Definir claramente qué queremos y adonde llegaremos con un proyecto, es de suma importancia para emprender el proyecto; visualizando lo que queremos lograr y cómo lo mediremos será fundamental antes de iniciarlo.

4. Querer correr antes de caminar.
Una práctica común es que, al estar tan atrasados en manejo digital documental, queremos recuperar el tiempo y más si nuestra competencia lo está haciendo ya y nosotros no. Aquí vale la pena usar la frase “más vale paso que dure que trote que canse” o “despacio que voy deprisa”. El atropellar los tiempos y mejores prácticas de implementación puede resultar en un total fracaso para nuestro proyecto. La implementación de estas soluciones demanda una secuencia clara y lógica para hacerlo. Nuestros empleados también deben tener un proceso cultural que no podemos saltar y que se da al usar esta soluciones, por lo que hacerlo en la secuencia adecuada puede evitarnos muchos disgustos y frustraciones.

5. Contar con las herramientas adecuadas de Software.
Afortunadamente cada vez hay más y mejores herramientas para implementar las soluciones, pero debemos estar correctamente asesorados para saber cuál debemos usar y en qué momento. Las herramientas solo serán la materialización de una estrategia y objetivo claramente determinado y no el fin de nuestro proyecto y un consultor en la materia nos podrá ayudar mucho.

6. Contar con un equipo enfocado al seguimiento del proyecto.
Estos proyectos nos sacarán dolores de cabeza si no los llevamos con el equipo técnico adecuado. Este equipo deberá ser formado, tanto por elementos del que entrega como del que recibe el proyecto. Debemos entender que las estrategias y el proceso que usemos nos darán una mejor visión y estas las generará el equipo, que debe ser formado por personas capaces y que entiendan claramente el objetivo a lograr.

7. Categorizar y estructurar la información.
Guardar información digital no es estructurar nada; estructurar y categorizar demanda un ejercicio de abstracción y visualización del uso de la solución, así como saber que quiero obtener. El saber a dónde quiero llegar y eso transformarlo a estructuras de información darán el camino correcto a nuestra meta.

8. Derramar la cultura Paperless en toda la empresa.
Hablemos de p@perless , no nos dé miedo. Hay resistencias, ¡si! pero hablando todos los días de los beneficios, los incorporamos en el léxico y cultura de la gente. Mostremos que el usar menos papel nos ayudará a ser más eficaces y eficientes en nuestro día a día, trabajar eficientemente nos dará más tiempo de hacer lo más importante y nos permitirá manejar mejor nuestro tiempo. No es un tema de moda, es un tema que se vuelve una necesidad en un mundo donde lo electrónico tiene una especial relevancia.

9. Integrar la aplicación de contenido a los sistemas LOB.
Nuestro sistema de contenido (CMS) no deberá vivir aislado de otros sistemas de información de nuestra empresa, al contrario debe potencializarlos y complementarlos para que obtengamos lo que requerimos. Un CMS deberá intercambiar información y en la medida que lo haga, se volverá más útil y valioso para todos, ganando así adeptos a este tipo de soluciones.

10. Tener un proceso de mejora continua.
Igual que cualquier solución, esta podrá ser siempre mejorada, pues las tecnologías evolucionan, pero también los procesos y las personas; pero todos se deben conjuntar para que sigamos mejorando y haciendo eficiente las soluciones que implementamos. No estemos cerrados a que este proceso no terminará a menos que detengamos nuestra evolución natural.

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