Los Errores más Comunes de la Gestión Manual o Tradicional de Contratos

contratos

Cuando no se cuenta con un adecuado sistema de gestión documental existen riesgos que pueden dañar la reputación de la organización y la imagen ante el cliente, y en específico, si no se cuenta con un sistema para la gestión inteligente de contratos podemos correr riesgos que a la postre se traducen en fuga de dinero.

1 Traspapeleo de documentos.
En la aprobación de un contrato generalmente intervienen varias personas con distinto perfil, cada persona debe aportar su parte para que este documento tan importante se pueda finalizar y quede sujeto a aprobación por parte de la Dirección General. Pero este proceso no suele ser tan fluido como debería. El problema aquí, radica en que muchas veces los documentos se traspapelan en nuestros escritorios y las personas se vuelven cuellos de botella porque el segundo actor no puede comenzar si el primero no ha hecho su parte, y así sucesivamente. De ahí la importancia de contar con un sistema de gestión de contratos que permita a los actores crear el documento de forma colaborativa, sin tener que esperar a los demás.Generalmente, en este proceso de creación del documento no se tiene control sobre las versiones, lo que puede provocar pérdida de información vital entre un documento y otro. Actualmente existen algunas herramientas que ayudan a llevar un control de versiones.

2 Falta de comunicación.
La comunicación al interior de una organización es vital para llevar el mensaje de la Dirección General y permearla hacia todos los rincones de la empresa, de este modo, cuando existen nuevas directrices sobre reglas de negocio como por ejemplo los días de crédito a un cliente, se debe tener presente al momento de crear un contrato, pero si dichas directrices sólo se enviaron por correo electrónico a una persona, y dicha persona no ha compartido las directrices existe el riesgo de que el contrato se firme sin las nuevas reglas del negocio. De ahí la importancia de contar con un sistema que sirva como repositorio único de información.

3. Control en la renovación de contratos.
Generalmente las empresas firman contratos con sus clientes por 12 meses como mínimo. Pero suele suceder que no se tiene un control sobre su vencimiento, esto puede provocar que se sigan prestando servicios sin tener vigente el contrato, o hacer entrega de producto sin tener contrato renovado. El riesgo de no recibir el pago por nuestros servicios o productos cuando la situación anterior se suscita es alto, por eso se recomienda contar con un sistema que permita configurar alertas de vencimiento de contratos para trabajar en ello con antelación.

4. Falta de documentos anexos.
Los documentos relacionados a un contrato suelen estar dispersos en escritorios o equipos de cómputo de distintas personas, al momento de crear un contrato se requiere toda esta información para generar el documento que permita establecer las reglas del juego entre prestador y contratante, y para su aprobación se requiere de analizar toda la información en conjunto, para definir si las reglas establecidas en el documento son las propicias para los objetivos organizacionales como el flujo de efectivo, el ahorro, el empleo de los recursos, los tiempos establecidos para el cumplimiento de lo establecido, entre otras.

SOLUCIÓN ECM PARA CONTROL DE CONTRATOS
Existen herramientas en el mundo del ECM (Enterprise Content Management – Gestión de Contenido Empresarial) que ayuda en el proceso de aprobación de un contrato, propicia el trabajo colaborativo donde cada actor realiza su aportación, si existe alguna disputa el documento da un paso atrás en su ciclo hasta que se resuelve, es aprobado por quien debe ser aprobado y por nadie más, relaciona todos los documentos anexos al contrato para facilitar su visibilidad, permite la configuración de check list de documentos para en el caso de que no exista alguno, y así poner cartas en el asunto, permite actualizar las reglas de negocio cada que exista una modificación o en caso de que cada cliente tenga las suyas, permite crear alertas de vencimiento de contratos para renovarlos enseguida y que sirve como una plataforma única de información donde cada usuario tendrá acceso seguro conforme a su perfil para realizar únicamente las tareas que le corresponden.

En Document Imaging México contamos con una solución de tipo ECM para la Gestión inteligente de contratos, llámanos al 55 5611 8533 o escríbenos a paperless@documentimaging.com.mx para conocer más de ésta solución.