Logra que tu proceso de Cuentas por Pagar sea eficiente y eficaz con la Gestión de Documentos

Los procesos de contabilidad de una empresa o negocio son muy importantes para asegurar las buenas finanzas. Entre las diversas actividades que se tienen que ejecutar cotidianamente en esta área, están las cuentas por pagar, es decir, esas cantidades en deuda que una compañía debe pagar a los acreedores por los servicios o bienes adquiridos.

En el archivo de cuentas por pagar se colocan todas aquellas cuentas que están pendiente de pago ya sea por el concepto de mercancía, servicios públicos, privados, etc. Por ejemplo, en el caso de una tienda que recibe la mercancía por adelantado o los servicios que utiliza como electricidad, teléfono y agua.

Este proceso debe de realizarse cuidadosamente y estar siempre al día. Mantener un archivo correcto evitará que la empresa pierda el rastro de los pagos, no pague dos veces la misma factura u olvide realizar el depósito y el pago expire provocando la suspensión de servicios o tener que pagar multas por retraso.

Una solución efectiva para lograr que el proceso de cuentas por pagar sea eficiente y eficaz es con la implementación de una gestión documental adecuada. Esta gestión consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos que permitirá mantener la información de manera organizada eficientemente.

La forma de hacerlo es a través de la digitalización de documentos, en donde éstos pueden ser concentrados en un solo sitio, manteniéndolos en orden y con acceso a ellos de manera sencilla desde cualquier lugar. De esta manera, se podrá consultar en cualquier momento el monto a deber para el pago de los gastos, a quién realizar dicho pago y la fecha límite para realizarlo.

Con la gestión documental se tendrá una mejor administración de los pagos. Las empresas podrán sentirse más seguras en sus finanzas y no correrán el riesgo de atraso, lo que podría afectarlas al no obtener facilidades de crédito o presentar dificultades en temas de financiamiento.

Otros de los beneficios de la gestión documental en los procesos de cuentas por pagar, es que se logra ser más eficiente, reducción en costos, disminución de errores humanos en captura y un mayor control total del proceso.

Si deseas tener una mejor organización, control y visibilidad del estatus que tienen las diferentes cuentas, contáctanos para conocer la solución que se adapta a las necesidades que tu empresa necesita.