Information Management: Digitalización como estrategia organizacional

Los procesos de Information Management consisten principalmente en la gestión óptima y eficaz de los contenidos a través de la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Estos procesos se han convertido en procedimientos de administración de contenidos esencial para las organizaciones.

La velocidad con la que se presentan los avances tecnológicos plantea retos importantes para las empresas y negocios, quienes deben asegurarse de estar a la vanguardia. La introducción de nuevas tecnología supone una serie de cambios en los modelos de negocio. La digitalización de documentos se vuelve parte medular de una estrategia organizacional que implica la innovación en las formas y procesos de trabajo.

Uno de los principales problemas que enfrentan las empresas cuando se habla de digitalización es que se confunde el significado del término y lo ven sólo como una implementación de una tecnología o como el mejoramiento de algún proceso, pero en realidad la digitalización lo que busca es replantear el funcionamiento de la empresa para que exista un crecimiento, por lo cual es muy importante que sea parte de la visión general de la organización.

Para que el proceso de  Information Management tenga éxito como parte de la estrategia organizacional se deberán tener en cuenta los siguientes aspectos:

  1. La gestión del cambio. Es natural que la transformación digital choque con los patrones ya establecidos en la organización, por lo que se deben contar con agentes de cambio que faciliten el proceso.
  2. Evaluar la(s) área(s). Otro aspecto importante para la implementación es la evaluación de las áreas donde puede traer más beneficio y donde sea más estratégico para el crecimiento de la organización. Se deben identificar los procesos y tareas donde hay mayor rentabilidad estratégica, para algunas empresas puede ser la digitalización masiva de documentos el primero paso, mientras para otras puede ser un requerimiento posterior.
  3. Visión estratégica. La estrategia deberá centrarse en los procesos y no en la tecnología misma. Lo que se debe de analizar son los procesos con el objetivo de mejorar los resultados obtenidos y después en cómo la tecnología ayudará a lograrlo. La simplicidad de la misma será clave para su correcta implementación, no se trata de tener la tecnología más compleja, de hecho, una premisa de la misma debe ser la facilidad con la que puede utilizarse.
  4. Cultura y liderazgo. Un cambio que también implica la digitalización como estrategia tiene que ver con la dirección de los equipos de trabajo, debe existir una cultura innovadora con un liderazgo claro y calificado para su implementación.

Existen varios productos y servicios que se pueden utilizar en los proyectos de digitalización como Business Process Outsourcing para convertir el archivo físico a un archivo digital. Cada organización tiene necesidades propias, si deseas conocer cómo los procesos de Information Management puede ser parte de tu estrategia organizacional contáctanos y te daremos la asesoría que estás buscando.