Costos e implicaciones del uso del papel en las Instituciones

Las Instituciones Públicas tienen procesos que implican el uso de ciertos recursos tecnológicos como pueden ser, de infraestructura, de cómputo, de impresión, etc., es justo este último elemento uno de los principales gastos que tienen las organizaciones y que gracias al uso de la tecnología podrían eliminar por completo de su Presupuesto de Egresos.

La cultura del cuidado del medio ambiente a través de acciones como el uso reducido del papel, apenas está tomando el auge necesario en México, a pesar de la normatividad vigente que obliga a las Dependencias y Entidades el uso de estos LINEAMIENTOS, y mucho depende de cómo las Instituciones comienzan a fomentar esta práctica a través de un cambio en los procesos administrativos y en la cultura organizacional.

De acuerdo con algunas estadísticas, las Instituciones destinan importantes recursos humanos y económicos para el mantenimiento del archivo y eso se debe a las implicaciones que tiene el uso del papel, tales como:

En cuanto a los costos asociados al mantenimiento de la documentación física, los datos son los siguientes:

Aunque algunas Instituciones comienzan a utilizar los documentos electrónicos de forma exponencial, aún en muchos casos deben relacionarse con otros documentos de papel. Para ayudar a ir cambiando la cultura del uso del papel, en México se cuenta con regulaciones que fortalecen el uso racional de los recursos públicos, el impulso a la eficiencia y eficacia en la gestión pública, así como el fomento a la transparencia, rendición de cuentas, acceso a la información y en general, la modernización de los servicios gubernamentales.

Entre las principales regulaciones se encuentran las siguientes:

Es importante entender que el valor de los documentos reside en la información que contienen y no en la cantidad de papel que ocupan.

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