Content Management. ¿Cuánto te permite ahorrar?

La operación diaria de una empresa significa la realización de muchos procesos en diferentes áreas, ya sea administrativa, contable, de servicio y hasta la creativa. Cada proceso interno implica el uso de información y datos que se traduce en la generación de importantes volúmenes de papel. Ya sea con el uso de facturas, recibos, contratos, planos, fotografías o lo que cada área requiera.

Existe una manera muy sencilla y práctica de que todos estos procesos queden libres de papel y que además se tengan importantes ahorros en diferentes aspectos del negocio, para ello se debe implementar un sistema de gestión documental o Content Management.

Esta gestión de documentos permite que a través de un servicio de digitalización de documentos, estos se almacenen y se puedan recuperar cuando la empresa así lo necesite. De esta manera la información permanece segura, organizada y disponible en todo momento.

Uno de los principales beneficios que tiene la incorporación de un sistema de gestión es el ahorro tanto en los costos de operación como en los tiempos, en este último caso el ahorro se puede apreciar en varios sentidos como en la búsqueda de documentos. Se estima que por los métodos tradicionales para buscar un documento  una persona puede tardar hasta cuatro minutos, sin embargo, con el uso de la gestión documental sólo tomará 30 segundos.

El ahorro también se dará al momento de la recolocación, ya que cuando se consulta un documento físico también se tiene que destinar tiempo para devolverlo a su lugar de origen. De igual manera también se eliminan los riesgos de pérdida de información en caso de que el sitio donde se resguarda sufra algún daño.

En cuanto al ahorro en costos la gestión documental puede reducir los gastos de documentación anuales entre un 40 a 60% dependiendo de la industria de la que se trate. Esto se puede apreciar en actividades como fotocopiar un archivo, se estima que un solo documento se copia un promedio de 19 veces, por lo que la gestión documental podría llevar ese número a cero. También hay un ahorro en la reducción de impresiones, en el tóner y en materiales de archivo como armarios para archivar, fotocopiadoras, carpetas, etiquetas, clips e incluso el uso de un espacio físico.

En conclusión, la implementación del Content Management permite un ahorro de tiempo en las actividades relacionadas con la manipulación de la información, ahorro en costos directos de materiales, así como ahorro en el gasto que supondría la reposición de materiales perdidos. Todo eso a su vez genera un incremento en la productividad tanto de los empleados como de la misma empresa.

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