Existe una amplia gama de scanner de documentos que va desde la velocidad de escaneo hasta la portabilidad. Pero antes de comprar un scanner debes saber estas 5 cosas que al final harán que tomes la decisión correcta.

1. Tamaño de los documentos.  Este tema es uno de los más importantes, ya que dependiendo del tamaño de tus documentos es el scanner que debes escoger. Existe un sistema internacional de medición utilizado para el diseño gráfico que va desde el A8 hasta el A0, entre mayor es el número mayor es el tamaño máximo de escaneo del equipo.
   
   
2. Estado de conservación de los documentos. Seguimos hablando de la importancia de los documentos que nos da la pauta para escoger tal o cual equipo de escaneo. El estado de conservación de los documentos nos indicará el tipo de scanner que utilizaremos, existen scanners de rodillos, de cama plana, planetarios; cada uno está diseñado para el estado de conservación del documento, por ejemplo el planetario está diseñado para digitalizar libros de carácter histórico, estos libros requieren manipulación especial y se debe cuidar el riesgo de que el libro se deteriore. Por otro lado, los scanners de rodillos son empleados generalmente para los documentos en buen estado, como documentos de operación diaria o expedientes de reciente creación.
   
   
3. Volumen diario de escaneos. Los scanners se miden en general por la velocidad de escaneo (páginas por minuto), esto incide directamente en el volumen de digitalizaciones que se tendrán por día y por ende el que se tendrá por semana y por mes. Cada scanner tiene un ciclo de trabajo diario recomendado, que está calculado en la duración de los consumibles, pero si por cualquier situación se rebasa el ciclo diario recomendado puede verse reducida la duración de los mismos.
   
   
4. Tiempo disponible para digitalizar. El tiempo del que se dispone para realizar el trabajo de digitalización es sumamente importante, de ahí dependerá el volumen diario de escaneo que se debe realizar. No es lo mismo tener que digitalizar 5 cajas de archivo en un mes, a tener que hacerlo en una semana. De esto también dependerá la velocidad del scanner.
   
   
5. Espacio para el trabajo. Es sin duda un tema importante, ya que de eso depende el tamaño del scanner, además de que se debe considerar un espacio pertinente para que el personal pueda trabajar con la preparación de los documentos. Por ejemplo, un scanner considerado como de bajo volumen cabe perfectamente en nuestro escritorio, un planetario, requiere un espacio mucho mayor.

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