10 Beneficios de contar con una Biblioteca Digital

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Mucho se habla de las bibliotecas digitales hoy en día, sin embargo, hay quienes minimizan los beneficios que pueden llegar a tener.

Al escuchar Biblioteca Digital generalmente se piensa en servicios en la nube como los que proveen Google, o Dropbox, sin embargo, estos servicios no siempre cumplen con todos los beneficios que puede tener una biblioteca digital, sin mencionar que una biblioteca de este tipo puede ser hosteada o en los propios servidores de la empresa. En teoría el concepto de biblioteca digital proviene de La Gestión de Información empresarial donde el ciclo de vida básico de un documento se compone de tres etapas: 1. Captura, 2. Almacenamiento, 3. Entrega o recuperación de información. Por tanto, una biblioteca digital debe cumplir con estas tres etapas, y cumplir con los estándares internacionales que la AIIM (Asociación Internacional para el manejo de Información) recomienda.

Te compartimos 10 beneficios que puede tener tu empresa por contar con una biblioteca digital.

Se recomienda que la clasificación que tiene la información en físico sea la misma que tenga en electrónico, de esta forma la búsqueda no representa un gran cambio y se facilita la misma.

 

 

Se recomienda indexar cada archivo electrónico con palabras clave que faciliten su recuperación, al momento de indexar el archivo electrónico se vincula con esas palabras clave facilitando su recuperación o localización de la información electrónica.

 

 

Tu información electrónica se encuentra en un solo sitio, y todas las personas que introduzcan archivos electrónicos a la biblioteca digital están apuntando al mismo sitio.

 

 

Toda biblioteca digital debe contar con la configuración de seguridad adecuada, que permita establecer permisos y restricciones a usuarios de acuerdo a su función o cargo.

 

 

Al establecer desde un principio las palabras clave de búsqueda y la clasificación de la información mediante la configuración inicial de la biblioteca digital se establecen medidas de seguridad que evitarán que se agreguen criterios de búsqueda innecesarios a la información en electrónico..

 

 

Una Biblioteca digital siendo parte de un sistema de gestión de información empresarial debe permitir el acceso desde distintos clientes, por ejemplo: desde aplicación en escritorio, desde la web, desde el móvil..

 

 

Con el acceso multi-plataforma se facilita el acceso a la información de forma casi inmediata, de este modo se tiene la información en el momento exacto que se requiere, lo que puede facilitar la toma de decisiones y agilizar los tiempos de respuesta..

 

 

Una biblioteca digital permite tener el control sobre quién, cuándo, dónde, a qué hora se tuvo acceso a la información para llevar un estricto control sobre la misma..

 

 

Suele suceder que autoridades hacendarias o por políticas mismas de las empresas de tiempo en tiempo se llevan a cabo auditorías que buscan controlar la administración de las empresas, al contar con una biblioteca digital las auditorías se vuelven más ágiles debido a la facilidad de recuperación de información..

 

 

Con la digitalización del archivo para montarlo en una biblioteca digital se liberan espacios físicos que se pueden ocupar para más oficinas, se evita el desgaste físico de los documentos, existe un control sobre la información que reduce a 0 la probabilidad de pérdida, si se monta la biblioteca en servidores de la empresa las pc’s no tendrán que almacenar los archivos, así los equipos de cómputo permanecen sin información que pueda ser sustraída sin consentimiento o previa autorización..

Cuando hablamos de información hablamos de lo más valioso que tienen las personas o las empresas; por tanto, se debe poner atención en su adecuada administración. Si te interesa montar una biblioteca digital en tu empresa estaremos gustosos de ayudarte a completar tu proyecto hasta culminarlo con éxito. Llámanos al 55 5611 8533 o escríbenos apaperless@documentimaging.com.mx y uno de nuestros consultores te contactará.